Събитията - все по-нетрадиционни и устойчиви

За пръв път от 5-6 години насам тенденциите в  събитийната индустрия са благоприятни. Това каза днес Роб Дейвидсън, преподавател по Ивент мениджмънт в Университета в Гринуич, Лондон, и анализатор в екипа на EIBTM.  Той бе един от лекторите в конференция ЕVENTEX-2014, единственото събитие у нас, посветено на събитийния бизнес.

Какви са тенденциите в ивент бизнеса? Най-неочакваната  е, че

Вече се търси различното събитиe

Бързият ръст на търсене на нетрадиционните места за събития  е една от най-характерните тенденции, откроени в анализа на EIBTM. Днес вече се търси не конгресният център или конферентната зала в конела, а места, които са различни и предлагат възможност за нетрадиционно преживяване и приключение.

Като пример той посочи Шотландия, където изключително е нараснало търсенето на замъци и дворци като места за събитие. Музеите също стават все популярни и привличат много организатори на ивенти с възможностите за различна емоция. В Лондон музеите вече са места, в които се организират събития – мадам Тюсо, например, защото са по-забавни, атрактивни и запомнящи се. Това е особено привлекателно за по-младите участници в събитията, които са по-авантюристично настроени и  търсят различното.

Добрата новина според него е, че повечето държави в Еврозоната излизат от кризата. В Америка икономиката също се възстановява, за  разлика от нововъзникващите пазари, които забавят развитието си. Това според него дава основание за оптимистични прогнози, защото когато икономиката е в подем, бизнесът е по-склонен да инвестира средства в събития. Големите производители активизират  инсентив програмите си, за да мотивират дилърите. Компаниите отново започват да харчат пари. Все още обаче те се опасяват да харчат прекалено много заради страха, че кризата може да се върне, и клиентите се стремят да орежат разходите си.

Все пак през 2013 г. е регистриран 6% ръст на разходите за събития, а за 2014 г. Международната организация на конгресните центрове IACC прогнозира  7,3% ръст на заетостта на конгресните и конферентните центрове.

В отговор на повишеното търсене  цените за събития тръгнаха нагоре, но засега повишението не е съществено, каза Дейвидсън.

10 начина да намалим бюджета на събитието, използвайки устойчиви практики,

предложи на аудиторията  Магдалина Атанасова, мениждър комуникации в AIM Group International. Според нея не всички са приложими за всякакви събития, но всеки мениджър може да подбере онези, които според него ще са най-подходящи.

Организирането на устойчиви събития не е просто каприз, това е начин едновременно да щадим природата и да спестим средства. Мерки, които ще допринесат за това, могат да се прилагат на всеки етап от организиране на ивента  - от регистрацията на участниците през маркетинга на събитието и реалното му провеждане.

 Размерът има значение

Най-лесно е да започнем с кетъринга, съветва Магдалина. Храненето на бюфет е за предпочитане пред сет менюто, защото спестява средства. Но и този начин си има недостатъци, защото всеки е бил свидетел как участниците препълват чиниите си с храна, която няма да изконсумират и която ще отиде на боклука. Ако чиниите са по-малки, ще е по-малка вероятността храната в тях да остане неизползвана.   

Използването на диспенсери за вода е друга идея, която е за предпочитане пред традиционните индивидуални бутилки. Ако предпочетем този начин, ще спестим изхвърлянето на големи количества празни пластмасови бутилки.

За да се регистрира за участие в някои събития, потребителят често е принуден да разпечатва съответната форма, да я попълва, подписва, сканира и изпраща на организаторите. Всичко това може да бъде избегнато, ако се използва съществуващия софтуер, който улеснява процеса на регистриране на участниците онлайн.

Колкото повече намалим използването на хартия, толкова по-добре.  Това се отнася и за промоционалните материали на спонсорите, които обикновено биват изхвърлени от участниците в събитието.

Докъде да стигнем в усилията си, зависи най-вече от организаторите на събитието. Много компании не на шега са загрижени за това техните ивенти да бъдат максимално устойчиви, затова изискват от доставчиците да гарантират, че се придържат към този принцип.

Магдалина Атанасова отговаря за Европа в Асоацията за устойчиви събития – организация, в която от четири години е представена и България.

Според нея икономическата криза би трябвало да се възприема не като пречка, а като фактор за въвеждане на устойчиви практики в различни сфери на туризма. Онези, които се престрашиха и въпреки кризата инвестираха в тях, днес вече берат плодовете на своите вложения под формата на намалени разходи, казва тя.

Съществува и специален сертификат за устойчив мениджмънт на събития – ISO 20121. Той обхваща целия процес от планиране, подготовка и организация на събитието. Може да се прилага за събития от всякакъв характер и всякаква големина, независимо дали става дума за мегаивент със стотици хиляди участници или местно събитие за ограничен брой хора, казва Магдалина. Стандартът е създаден за Олимпийските игри в Лондон през 2012 г., но принципът му е приложим за целия спектър от събития, които се организират – конгреси и конференции, концерти, фестивали и изложения и пр. Те могат да се използват и по цялата верига от доставчици – хотели и конферентни центрове, търговски вериги, кетърингови компании, както и самите организатори.

Засега от българска страна в асоциацията участва само една компания. Въпреки това много играчи на пазара на MICE услуги у нас до голяма степен отговарят на голяма част от изискванията, някои дори без сами да подозират това, казва тя. Според експерта е по-важна услугата, която се предлага, а не толкова дали компанията е сертифицирана. Основният проблем пред въвеждането му е високата цена, която спира много компании. Онези, които работят с международни партньори, са по-силно мотивирани, защото наличието му е своеобразна гаранция за високото качество на предлаганите услуги.

Подумите на Магдалина Атанасова има и голям брой компании, които са заимствали част от международния стандарт, за да разработят собствени сертификати, които обаче обхващат само някои аспекти от цялостния процес. Заради по-ниските разходи за получаването им понякога компаниите доставчици биват поблазнени от тях, но със сигурност те не се ползват със същото доверие като ISO 20121.

Тя смята, че въвеждането му в България е въпрос на бъдеще. Според нея засега малцина участници на пазара го познават, а от там и разбират каква практическа полза може да им донесе и че в дългосрочна перспектива ще доведе до намаляване на разходите.