Как да изберем най-подходящото място за събитие

Избиранетно на най-подходящото място е едно от най-големите предизвикателства за организатора на събитието, каза пред HOREMAG Брюс Ридор, старши съдружник в базираната в Париж консултантска група GECOS.Той участва в конференцията EIAT, която се проведе в края на миналата седмица в Белград.

Дестинацията дава тона на събитието, така че неправилният избор може да доведе до цялостния му провал. Има твърде много възможности, затова изборът трябва да е добре премислен, казва той.

На първо място, помислете от какво ще имате нужда по време на събитието, съветва експертът. Това могат да са определени услуги като голям паркинг, ако участниците пристигат със собствен транспорт; разумно отстояние от жп гари и летища, ако участниците изберат обществения транспорт; възможности за развлечения или спортна дейност в свободното им време и пр.

Локацията
на мястото е много важна. Ако по-голямата част от участниците пристигат със собствен транспорт, трябва да сте сигурни, че мястото е близо до магистрала или главен път. Ако пристигат със самолет, пътят до мястото на събитието не трябва да надхвърля два часа, казва експертът. Помислете предварително как най-вероятно ще пътуват участниците в ивента и отбележете в специален списък всички свои изисквания към дестинацията.

Добре е, ако можете да свържете основната идея на събитията с мястото на провеждането му. Например събитие, посветено на екологията и устойчивото развитие, ще се впише по-органично в естествена природна среда, отколкото в градска територия. Освен ако, разбира се, не искате да подчертаете противоречията между двете, посочва Брюс Ридор.

Ако пък събитието е корпоративно, помислете дали няма да е добре да внесете малко забавни нотки в него, организирайки го в нетрадиционно място.
Много компании избират да проведат корпоративното си събитие в места, които по дух се доближават до атмосферата, с която служителите им са свикнали. Други пък обратно – решават мястото на ивента да създаде коренно различна обстановка от обичайната с идеята да провокират въображението и мисленето на мениджърите си и да ги подтикнат към нетрадиционни решения.

Наличието на спортни площадки и съоръжения са много популярни сред компаниите, които искат служителите им да бъдат здрави, активни и винаги с висок тонус.
Хотел някъде в провинцията с паркови площи, много зеленина и красиви гледки може да се окаже предпочитаният избор за корпорация, която иска събитието й да има стил, класа и престиж. В случая не е толкова важно доколко стилен е самият хотел, колкото възможността цялото събитие или поне част от него да се организира в естествена природна среда.

Обратно, за компании с млад състав най-добрият избор биха могли да бъдат модни места с минималистичен дизайн и модернистична атмосфера. Мястото на събитието може да играе огромна роля в изграждането на имиджа на компанията, затова е важна част от планирането на ивента, казва експертът.
Дори и компанията с най-строг имидж може да реши да го смекчи пред собствените си служители и партньорите. Все пак организаторите трябва да са много внимателни, когато избират дестинация, смята Брюс Ридор. По думите му е опасно да недооцениш изискванията на ръководството на компанията, предлагайки им нещо твърде евтино и неформално.

От друга страна, изборът на твърде скъпа дестинация би могъл да бъде стресиращ за редовите членове на компанията, посочва той.